1. Định vị nhanh và chính xác: Bản đồ phân phối địa lý của toàn bộ tài liệu lưu trữ được lưu trữ trên thiết bị kiểm tra tại chỗ di động, sẽ cung cấp hướng dẫn định vị địa lý cho kho lưu trữ để thực hiện thao tác tìm kiếm và lưu trữ nhanh.
2. Dễ dàng kiểm kê: Việc sử dụng thiết bị kiểm tra RFID có thể nhanh chóng hoàn thành việc kiểm kê, kiểm tra lỗi, giá đỡ và các công việc khác, giúp giảm đáng kể khối lượng công việc của thủ thư đồng thời có thể cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu lưu trữ, giảm tỷ lệ lỗi khi cho vay và nộp hồ sơ.
3. Hồ sơ chính xác về thông tin lưu trữ: tài liệu lưu trữ được hệ thống tự động đăng ký bởi người xử lý, người vay, người cho vay, thời gian nộp, v.v., để ngăn ngừa lỗi thủ công trong khi đảm bảo tính chính xác của dữ liệu gốc của hệ thống thông tin quản lý tài liệu lưu trữ điều tra thời gian thực về tình trạng lưu trữ, in báo cáo.
4. Cho vay và lưu trữ quản lý đăng ký lưu trữ hàng loạt: quản lý tài liệu lưu trữ là một công việc rất phức tạp, với ít người quản lý tài liệu lưu trữ hơn và nhiều người tìm kiếm và mượn tài liệu lưu trữ. Việc ứng dụng công nghệ RFID để hiện thực hóa và tự động hóa quản lý tài liệu lưu trữ có thể tăng hiệu quả công việc trong khi giảm cường độ lao động của các nhà lưu trữ, và giúp thủ thư đạt được công việc cho vay và lưu trữ lưu trữ hàng loạt.
5. Tệp thẻ RFID lưu trữ thông tin một cách tự do: thẻ điện tử có dung lượng lớn để truy cập dữ liệu và lưu trữ thông tin một cách tự do, điều này mang lại sự thuận tiện cho việc quản lý thông tin như thuộc tính tệp.
6. Đảm bảo an toàn: Người quản lý tài liệu lưu trữ nên đăng nhập vào hệ thống quản lý lưu trữ RFID thông qua xác thực trước khi họ có thể cho vay và gửi tệp. Đối với tài liệu lưu trữ bất hợp pháp, hệ thống sẽ đưa ra lời nhắc nhở báo động. Thông tin nhãn cũng có thể được mã hóa.